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O presente formulário de denúncia constitui o Canal de Denúncia Interna da EXPORSOLA, com o objetivo de permitir a comunicação de situações que configurem infrações por atos ou omissões que possam constituir crimes ou contraordenações, abrangendo os seguintes domínios:
Encaminhamento das Denúncias
Caso o facto comunicado à EXPORSOLA não seja da sua competência, a denúncia será encaminhada para a entidade competente na matéria.
Boas Práticas na Elaboração da Denúncia
Ao elaborar a sua denúncia, deverá agir de boa-fé, ter fundamento sério para crer que as informações prestadas são verdadeiras e ter conhecimento da infração no contexto da sua atividade profissional, de modo a garantir que a denúncia é relevante para a salvaguarda do interesse público. Assim, é essencial que a denúncia seja feita de forma completa e fundamentada, indicando, sempre que possível, informações detalhadas sobre os factos, o local onde ocorreram, a justificação do motivo da denúncia e outras questões relevantes.
Denúncias Anónimas
Caso pretenda apresentar uma denúncia anónima, deverá ter o cuidado de não fornecer elementos que possam permitir a sua identificação. Note-se que, ao optar por uma denúncia anónima, não lhe poderá ser posteriormente fornecida qualquer informação sobre o seguimento da mesma.
Envio do Formulário
Para submeter a sua denúncia, por favor, preencha o formulário.
Artigo 1.º
O presente regulamento tem por objeto definir o canal de denúncias interno da EXPORSOLA, estabelecendo o procedimento e seguimento das denúncias.
Artigo 2.º
O canal de denúncias interno da EXPORSOLA encontra-se disponível em formulário no site https://exporsola.pt. Após a realização do preenchimento do formulário online, este é diretamente remetido para o e-mail denuncias@exporsola.pt, no qual o responsável pelo cumprimento normativo da EXPORSOLA, tem o dever de garantir a confidencialidade do denunciante.
Artigo 3.º
No canal de denúncias interno da EXPORSOLA é possível a participação de denúncias por escrito, podendo estas ser anónimas ou com a identificação do denunciante. Este tipo de denúncias podem ser feitas por trabalhadores ou terceiros que mantenham ou tenham tido algum tipo de relação com a empresa.
Artigo 4.º
1. A denúncia a apresentar através do canal de denúncias interno deve descrever situações referentes a falhas ou comportamentos irregulares e/ou ilícitos, que tenham ocorrido dentro e/ou relacionados com a empresa.
2. É classificado como comportamento errático toda a violação de regras definidas no Código de Ética e Conduta da EXPORSOLA, e ou outros regulamentos internos da empresa.
3. É considerado como desempenho ilegítimo todo a ação ou falha que possa originar uma situação de crime ou contraordenação, nos termos da lei penal e das normas do direito europeu e internacional, sendo esta independente de se realizar em proveito ou em detrimento da Exporsola.
4. Através do canal de denúncias interno, é possível apresentar situações que se caracterizem por infrações, por meio da prática de acções ou falhas, que integrem crimes ou contraordenações, referentes aos domínios seguintes:
Artigo 5.º
É considerado que o denunciante está de boa-fé, quando apresente os factos irregulares, fundamentados de forma séria.
Artigo 6.º
1. Todo o delator que agindo nos termos definidos no artigo anterior, recorre em primeira instância ao canal de denuncias a que se refere o presente regulamento, fica isento de qualquer retaliação, beneficiando de proteção legal.
2. A proteção de que beneficia o delator é aplicável às pessoas que contribuam para a denúncia, a terceiros com ele relacionado e/ou outras pessoas que de alguma modo estão ligadas ao delator.
Artigo 7.º
1. Para cada denúncia apresentada será instaurado um procedimento interno, avaliando a credibilidade das situações denunciadas, onde as entidades competentes darão seguimento à denúncia.
2. A entidade possui o prazo de 7 (sete) dias para notificar o denunciante da receção da denúncia e informá-lo dos requisitos, autoridade competente, forma e admissibilidade de denúncia externa.
Artigo 8.º
Toda a situação descrita que necessite de entidade externa, será encaminhada devidamente, de forma a seguir seus mecanismos legais. É dado conhecimento ao denunciante, no prazo máximo de três meses.
Artigo 9.º
1. Quando seja da autoridade da Exporsola prosseguir com a denúncia, tendo em conta o tipo de infração denunciada, e após a notificação a que se refere o n.º 2 do artigo 7.º, a empresa pratica os procedimentos necessários para a verificação dos factos expostos na denúncia.
2. De forma a ser apurada a verdade e responsabilidade das ações da denúncia, a empresa inicia um inquérito interno, recolhendo as provas, documental e ou interrogação de testemunhas, tomando as devidas medidas.
3. A empresa dispõe do prazo máximo de 3 (três) meses para comunicar ao denunciante as medidas previstas ou adotadas.
Artigo 10.º
Tratando-se de uma denúncia anónima, o mecanismo aplicado será o referido nos artigos anteriores, com a exceção da realização de notificações e comunicações ao denunciante.
Artigo 11.º
Quando terminadas todas as averiguações é emitida uma decisão. Independente do resultado é necessário tomar medidas preventivas de forma a minimizar a eventualidade da ocorrência de situações semelhantes.
Artigo 12.º
O responsável pelo cumprimento normativo da Exporsola tem que gerir e realizar todos os atos relacionados com o procedimento que se inicia em cada denúncia.
Artigo 13.º
As denúncias e os procedimentos analisados em todo o processo deverão ser guardados pelo período de 5 (cinco) anos, e ou durante todo o tempo de pendência de processos judiciais ou administrativos.
Artigo 14.º
Quando se definir que o denunciante agiu de má-fé, por apresentar uma denúncia baseada em factos falsos, está o mesmo sujeito a responsabilidade criminal e/ou disciplinar quando se trate de denúncia apresentada por trabalhador.
Artigo 15.º
Em tudo quanto o presente regulamento for omisso aplicar-se-á a legislação em vigor aplicável.
O que é um canal de denúncias interno?
É um meio de comunicação eletrónico disponibilizado para qualquer pessoa que mantenha algum tipo de relacionamento com a EXPORSOLA, através do qual podem ser relatadas irregularidades, atos ilícitos ou crimes. Em outras palavras, é um canal para identificar situações que constituam infrações por atos ou omissões, que possam configurar crimes ou contraordenações, abrangendo diversos domínios.
Que situações podem ser denunciadas através do canal de denúncias interno?
Através do canal de denúncias interno da EXPORSOLA, é possível relatar situações que constituam infrações por atos ou omissões, que configurem crimes ou contraordenações, nomeadamente nos seguintes domínios:
As denúncias podem ser efetuadas de forma anónima?
Sim, é possível apresentar uma denúncia anónima através deste canal interno. No entanto, caso opte pelo anonimato, não será possível fornecer-lhe qualquer informação posterior sobre o seguimento da denúncia.
Que garantias tem a pessoa que apresenta uma denúncia?
A administração do canal de denúncia é confiada à Responsável pelo Cumprimento Normativo (Compliance), Dulce Ferreira, gerente da EXPORSOLA. A todos os denunciantes é garantido o anonimato ou a confidencialidade da sua identidade, bem como de terceiros mencionados na denúncia. Todas as denúncias apresentadas através deste canal recebem um seguimento seguro, exaustivo e imparcial, assegurando a integridade e conservação da denúncia, a independência no seu tratamento, a proteção de dados pessoais e o sigilo.
O que acontece se uma denúncia for falsa?
As denúncias devem ser efetuadas de boa-fé, baseadas em indícios razoáveis da prática de uma irregularidade, crime ou ato contrário à lei, ao Código de Ética e Conduta e a outros regulamentos internos da EXPORSOLA. A formulação de denúncias falsas pode constituir crimes, como difamação e injúria, tipificados na lei penal.
O denunciante é informado acerca do tratamento dado à denúncia?
Sim. De acordo com a lei, após a receção da denúncia, a EXPORSOLA notifica o denunciante da sua receção no prazo de 7 (sete) dias, fornecendo-lhe informações claras e acessíveis sobre os requisitos, autoridades competentes e a admissibilidade de denúncia externa. No prazo máximo de 3 (três) meses a contar da data de receção, a EXPORSOLA comunica ao denunciante as medidas adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação. No prazo de 15 (quinze) dias após a conclusão, o denunciante pode requerer que lhe seja comunicado o resultado da análise efetuada.
Qual é o procedimento após a apresentação da denúncia?
A denúncia dá início a um procedimento interno que começa com a verificação da credibilidade das suspeitas e a determinação da entidade competente para o seu seguimento. Caso se conclua que a investigação da infração é da competência de uma entidade externa, a denúncia é encaminhada para essa entidade. Se for competência da EXPORSOLA, será iniciado um procedimento interno de investigação para verificar as alegações e, se necessário, serão adotadas medidas para cessar a infração denunciada.
O denunciante beneficia de algum tipo de proteção?
O denunciante beneficia de proteção legal desde que, de boa-fé e com fundamento sério de que as informações são verdadeiras no momento da denúncia, reporte uma infração através do canal interno da EXPORSOLA e, subsidiariamente, pelos canais de denúncia externa ou por divulgação pública.
Qual é o tratamento dos dados pessoais no âmbito do Canal de Denúncias?
Todos os dados de carácter pessoal fornecidos no âmbito de uma denúncia serão tratados em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD). Estes dados serão utilizados exclusivamente para os fins legítimos e específicos relacionados com a investigação decorrente da denúncia, e não serão tratados de forma incompatível, garantindo-se a sua adequação e minimização relativamente aos fins mencionados.
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